O papel do arquivista, profissional da informação, nos portais corporativos

O contexto

O aumento do acesso à tecnologia digital joga as organizações e instituições diretamente no mundo dos computadores e sistemas de informação; e cada vez é maior o número de empresas e instituições que utilizam os portais corporativos como instrumento de gestão documental e de informações.

Os portais corporativos acessados na rede interna (intranet) ou remotamente por outro tipo de conexão segura e criptografada são meios de trocas documentais e geram centenas de novos arquivos a cada hora. Além de gerarem informações sobre a gestão da empresa (o papel de registrar ações e transações), estes também geram arquivos das comunicações entre os colaboradores, de circulares, notícias selecionadas e instrumentos de relacionamentos. Sem falar naqueles conteúdos classificados como institucionais, além dos educacionais.

Fica cada vez mais claro que o profissional da informação deve exercer seu papel na defesa de registros que realmente interessam como prova e registro de ações das administrações. Os arquivos digitais acumulam-se representando o próprio dia-a-dia da administração. Mas mesmo assim, nos espaços digitais, temos que otimizar o armazenamento e acesso a esses arquivos.

O enredo

Muitas vezes, por falta de planejamento dos bancos de dados e dos sistemas informacionais que estão nos portais e que administram as trocas de informações ou, ainda, pela simples falta de previsão e projeção de um futuro próximo, estes arquivos acabam parados em listas indexadas somente por ordem cronológica, desconhecendo-se tabela de temporalidade, de classificação ou ainda avaliação e descarte.

Milhares de páginas comerciais, educacionais, doutrinárias, blogs e suas vertentes e páginas pessoais fazem as pessoas perderem muito tempo para escolher ou pesquisar a informação que procuram. Mesmo os sistemas de busca ainda não reconhecem a semântica. E o tempo envolvido para selecionar as fontes ou localizar o documento será muito maior para o usuário.

Outro problema é que esses documentos devem ser armazenados em mídias, porém, mesmo as mais modernas mídias digitais têm durabilidade limitada. Os CDs duram em média cinco anos e, se houver algum problema em seu armazenamento (ou até em sua utilização), todos os dados ficam inacessíveis. Mesmo os computadores mais comuns usados como servidores, muitas vezes, precisam de reinstalações de sistemas e de espaços liberados. As mídias também avançam e mudam constantemente.

Antigamente, os disquetes de oito polegadas armazenavam os dados com eficiência, mas hoje é difícil encontrar um hardware para acessar estas informações.

Como atuar

Cada vez mais a acumulação documental gerada nesses bancos de dados corporativos e nas instituições precisa ser tratada de uma melhor forma, precisa de uma classificação. Aqui, é necessário muita criatividade em criar linguagem documentária que o usuário mais comum possa utilizar na hora da produção do documento. O usuário também indexa e “arquiva” o documento.

A visão para criar essa linguagem a ser aplicada nos metadados, deve ser a mesma do usuário final, a pessoa que está em algum terminal e que gera um documento, um arquivo ou troca e-mails. É com essa mentalidade que o arquivista deve pensar - como o usuário final.

É necessário ter em mente que o portal corporativo que armazena e troca essas informações necessita uma aplicação de tabela de temporalidade. Não podemos gastar bytes (que acumulam e precisam ser otimizados) com um documento que não tem valor para a administração ou não represente prova de ação ou tenha valor futuro.

Muitos documentos têm valor quando de sua criação, mas logo são substituídos por outros ou até são incorporados por outra série ou fundo. É o controle de versionamento, que na fase de arquivo permanente deve considerar apenas a última versão do documento.

A multiplicidade de informação nas redes digitais é proporcional ao caos que é um sistema sem planejamento e a preocupação com a classificação. Para solucionar isto é necessário atentarmos para os princípios diplomáticos e de arquivística, como autenticidade e valoração.

O principal ator deste ato

O arquivista entra com o cérebro, definindo “as regras do negócio”, o perfil de metadados e até a arquitetura de informação de ambientes digitais. E não trabalhando mais como era feito o tratamento técnico no tempo do papel.

Há um perigo, neste processo, no momento que o usuário final ou algum intermediário possa deixar de classificar de forma devida algum documento que sirva a administração ou tenha um sentido histórico. Com a folksonomia (a classificação social) isso pode tornar-se uma realidade em breve. Esta questão é tão importante que hoje, documentos impressos não-públicos são considerados cópias de arquivos digitais, minimamente classificados por metadados estruturados nos ambientes digitais. É só ver uma batida da Policia Federal. Além dos larápios serem presos, os computadores sempre aparecem embaixo do braço de um policial nas operações que vemos na TV.

As máquinas têm limitações de espaço e durabilidade. Então a preocupação do arquivista deve ser além de definir a classificação e seleção dos arquivos digitais, também um sistema constante de back-ups, isso para não falar em certificação/assinatura digital. Ou seja, a questão da veracidade é muito importante, assim como imparcialidade e autenticidade dos documentos.

A participação dos arquivistas no planejamento do banco de dados começa, portanto, na determinação do fluxo de informação, utilizando o recurso da Arquitetura de Informação.

Esta participação passa também pelo entendimento da utilização do portal – pensar com a mentalidade do usuário final – e imaginar que, na geração dos arquivos, estes devem ser pré-classificados (através de metadados), organizados através de linguagem documentária e que possibilitem uma maior facilidade no futuro processo de seleção.

O maior desafio é transmitir aos profissionais da área de tecnologia esses requisitos básicos. E isto é possível ao pensar na arquitetura de informação, na organização lógica das informações e num sistema de indexação eficiente.

Assim, devemos ter condições de interferir no processo de planejamento de portais que gerem arquivos e documentos. Devemos pensar como o usuário e facilitar um processo de pré-classificação desses arquivos. Devemos ter condições de pensar na arquitetura de informação destes sistemas para facilitar o acesso as informações digitais. Devemos otimizar o arquivamento de documentos para equacionar a questão de armazenagem e disponibilidade das informações e documentos. São tarefas urgentes e que cabe a nós, profissionais da informação, sua devida execução. O mundo é digital e não podemos deixar de encenar esta história.

======================

SOBRE O AUTOR: Charlley Luz é publicitário e arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Especialista em projetos de Ciência da Informação e GED, atuou como atendimento, mídia e planejamento em agências de propaganda por mais de dez anos atendendo campanhas publicitárias para empresas e organizações do Rio Grande do Sul. Na área de internet iniciou seu trabalho na wwwriters com a elaboração de projetos, na elaboração e coleta de conteúdo, além de desenvolvimento de trabalhos. Criou projetos web, estruturando arquitetura de informação e conteúdo. Consultor de Ciência da Informação e Comunicação da Plena Consultores, trabalhou em projetos da CCR, Contax e Sebrae Nacional. Atualmente desenvolve também pesquisas acadêmicas na área de Ciência da Informação como web semântica, metadados, workflow e arquitetura de informação