Escolhendo a ferramenta

Quando a meta é implantar um portal corporativo, muita gente ainda treme. Pode parecer frugal ou absurdo, mas é muito comum ver os gestores das organizações fazerem aquele conhecido gesto de levar a mão à cabeça, coçarem o couro cabeludo e se perguntarem: “xiii, e agora?”

Mas não é sem razão. Em muitos casos, além de não conhecerem profundamente o assunto em questão, normalmente os gestores, ao adquirirem novos produtos/tecnologias (ou ao implementarem novas culturas em suas organizações) estão pondo em cheque suas carreiras e, em muitos casos, o planejamento estratégico da organização.

A escolha da ferramenta mais adequada à empresa é, portanto, um processo de decisão complexo e arriscado. Na maioria dos casos, a implantação de um portal, pode levar de um a dois anos - imagine então, o impacto negativo na saúde da organização se, nesse meio tempo, depois de um considerável investimento, descobre-se que a ferramenta adotada não é a ideal? Isso pode ser um desastre...

A decisão de adotar um portal corporativo, com ou sem o viés de Gestão do Conhecimento, dificilmente é tomada por uma única pessoa. Normalmente é uma resolução estratégica da alta direção, que pode ou não ter sido fomentada por uma área específica (algumas vezes a TI, mas não é regra).

Possivelmente, o portal vai ficar a cargo de um time de profissionais, envolvendo gestores das áreas de RH, Financeiro/Controladoria, TI e Marketing (também não é regra – cada organização possui seu modo de definir como irá gerir seus projetos). Pois é esse time de gestores que terá a difícil tarefa de escolher, entre vários fornecedores existentes no mercado, aquele que oferece a ferramenta de Portal mais adequada às necessidades da organização.

MAPEANDO

Uma método que pode facilitar esse processo de decisão é adotar o uso de uma métrica de avaliação. Neste artigo, serão apresentados alguns requisitos básicos principais para esta análise/avaliação. Porém não é possível elencar todos os pontos a serem avaliados - até porque essa lista de requisitos deve ser elaborada em concordância com o core business da organização.

Sugere-se então, um trabalho de mapeamento de necessidades, aliado a um mapeamento de todas tecnologias já existentes na empresa. Neste mapeamento, devem ser listados os sistemas operacionais utilizados, os sistemas em plataforma cliente/servidor, sistemas baseados em tecnologias web, sistemas stand alone, bancos de dados já existentes, licenças etc.

Feito isso, é possível, do ponto de vista tecnológico, obter uma visão do que a organização já possui e do que pode ou não ter uma integração com o Portal. Do ponto de vista de negócio, a lista de requisitos mostra as funcionalidades que poderão fomentar o uso do portal, culminando numa melhor Gestão do Conhecimento e, diretamente, em vantagem competitiva. Permitirá também, identificar a abrangência (número de usuários), o que a organização e seus colaboradores esperam do Portal  e os possíveis limitantes na escolha das ferramentas  a serem avaliadas.

Com base nestes mapeamentos, é possível definir tanto os requisitos básicos quanto os requisitos específicos (requisitos que têm maior relevância para o negócio).

Dentre os requisitos básicos que são essenciais para avaliar  qualquer ferramenta de portal, podemos elencar: Busca avançada, métodos de classificação e pesquisa intuitivas, definição de comunidades, gerenciamento de conteúdo, gerenciamento de tráfego, permissões, personalização, customização, syndication e agregação (conteúdos de outros sites publicados dinamicamente no portal), escalabilidade, fácil administração, integração de sistemas legados, auto-serviço, single sign on, suporte a idiomas, investimento, maturidade do produto e portabilidade. É bom também incluir itens como credibilidade e estabilidade do fornecedor (como trata-se de um projeto de médio/longo prazo, descobrir, no meio do caminho, que seu fornecedor faliu ou que está passando por um tortuoso processo de fusão são riscos que merecem atenção),

Com a lista de requisitos em mãos (tanto os básicos quanto os específicos), já é possível fazer uma análise qualitativa/quantitativa.

REDUZINDO RISCOS

Para tanto, o primeiro passo é criar duas tabelas, uma de pesos e outra de excelência (veja as figuras). Na primeira, relacione a importância a um peso (ex: muito importante: peso 5, nem muito importante:, nem pouco importante: peso 3, pouco importante: peso 1); na segunda, atribua notas segundo o nível de excelência (Ex.: 10 = excelente, 9,99 a 8 = Bom), de acordo com a relevância de cada requisito para os negócios da empresa.

Do cruzamento desta análise qualitativa e quantitativa, é possível identificar qual a ferramenta de portal, dentre os produtos oferecidos pelo mercado, melhor atende as necessidades específicas da organização. Recomenda-se dividir a métrica em visões de valores para destacar quais fornecedores atendem melhor os requisitos específicos da organização.