Mapas Mentais e Gestão do Conhecimento

A técnica de criação de Mapas Contextuais, mas conhecida como Mapas Mentais, criada por Tony Buzan no final dos anos 1960, busca reproduzir o modo como nosso cérebro faz associações não lineares, através do uso de palavras, imagens, números, lógica, cores para fazer ligações entre idéias e assuntos, usando nossa mente e nossos conhecimentos de forma mais eficiente, pode ser um bom aliado no processo de Gestão do Conhecimento nas organizações.

Em um de seus artigos, o próprio Tony Buzan nos mostra que a preocupação com a Gestão do Conhecimento, não é algo que surgiu recentemente, mas de uma forma menos efusiva talvez, mas não menos importante, existe desde os primórdios das civilizações, quando ele cita que muitas culturas sempre despenderam uma grande quantidade de tempo para manter e transmitir seus “mecanismos de memória” a partir de códigos simples de cores e marcas em rochas, numa tentativa de ajudar as pessoas a lembrar-se de coisas que eram importantes. E podemos fazer até uma analogia, no princípio, os homens precisavam transmitir seus conhecimentos para garantir sua sobrevivência, agora são as organizações que precisam fazê-lo, se quiserem sobreviver no competitivo mercado globalizado.

E como os Mapas Mentais poderiam auxiliar no processo de Gestão do Conhecimento?

HIPERLINKS CEREBRAIS

Para entender isso, primeiro é preciso entender como pensamos e compartilhamos nosso conhecimento e confrontar com a técnica adotada pelos mapas mentais. Fomos educados e treinados para pensar sequencialmente, aprendemos “de cima para baixo e da esquerda para a direita”, fracionamos todas os problemas, questões, processos e projetos que nos defrontamos em pequenas partes. Com isso não conseguimos ter uma visão do “todo”, é difícil obter a colaboração de outras pessoas, pois não sabemos explicar “totalmente” o que desejamos. Somos habituados a recuperar, tratar e armazenar informações sequencialmente. Se temos dificuldades para transmitir o que desejamos, temos mais dificuldade ainda em transmitir e compartilhar conhecimento.

Aprendemos a pensar assim, mas nosso cérebro não funciona assim, nosso cérebro gera inúmeras conexões entre neurônios para armazenar nossas memórias.  A técnica dos mapas mentais tenta reproduzir o mesmo método com que nossa mente trabalha as informações: idéias múltiplas interconectadas, aliadas ao uso de formas gráficas, contextuais, cores e imagens, onde uma idéia é armazenada em uma palavra, num ícone, numa imagem, permitindo uma visão global do conjunto.

Exemplo de mapa mental - Seis Sigma - cortesia de Webaudit Consultoria (clique na imagem para ampliá-la) 

A técnica dos Mapas Mentais é bastante intuitiva e de fácil assimilação, permite concentrar num pequeno documento um grande número de informações. Pela sua característica, podemos dizer “desestruturada”, possibilita que se entenda, estruture e reestruture temas complexos com facilidade, quebrando esse paradigma histórico que nos conduz a fracionar todas as coisas, sejam problemas, projetos, processos, oferecendo uma visão contextual do todo, mudando o modo de pensar da organização, que passa a pensar contextualmente, propiciando um entendimento claro e conciso de um tema sob análise atingindo taxas de sucesso 20% maiores que os meios tradicionais de estruturação do conhecimento.

Exemplo de mapa mental - Gerência do Tempo - cortesia de Webaudit Consultoria (clique na imagem para ampliá-la)

A utilização de mapas mentais numa organização permite de forma mais rápida e fácil capturar e reunir informações rapidamente, entender conceitos rapidamente, reduzir tempo na preparação e condução de reuniões, comunicar-se claramente sobre temas complexos, obter mais colaboração das equipes em projetos, aumentar a produtividade geral em projetos diversos, realizar brainstormings mais produtivos, conceber um projeto e gerenciá-lo, documentar processos e sistemas, padronizar procedimentos, criar bases de conhecimento e sistemas de informações entre outras tarefas.

DESAFIOS

Antes que se comece a pensar que este artigo é uma apologia descarada aos Mapas Mentais, é importante confrontar estas facilidades que os mapas mentais oferecem com os problemas enfrentados hoje nas organizações. É fato que hoje as organizações dependem de informações e de como utilizam estrategicamente estas informações, e que o volume de informações ofertado a elas, é muito superior a sua capacidade de digeri-las, ou mesmo distinguir qual informação é relevante para o negócio. É comum a maioria das organizações defrontar-se cada vez mais com problemas como um volume crescente de reuniões, relatórios, troca constante de mensagens entre colaboradores, inúmeros projetos concorrentes, dificuldades para documentar projetos e acompanhar a evolução das atividades e do todo, dificuldade em delegar tarefas aos colaboradores, maior agilidade nas tomadas de decisões, busca/pressão por resultados, pressão por redução de custos, prazos curtos, redundância de documentos, dificuldade em compartilhar conhecimento, entre outros.

Diante de tantos desafios, fica clara a vantagem do uso de uma técnica que mostre a estrutura geral de um assunto e a relativa importância individual das idéias ligadas a este assunto, auxilie associar idéias e fazer conexões entre assuntos que não seria possível obter de outro modo, permite a redução significativa do volume físico de papéis relativos a notas e materiais de estudo, documentação de processos, projetos e sistemas, permite a redução do tempo de planejamento, elaboração, revisão de projetos, tarefas e facilite reestruturar qualquer coisa que possua uma estrutura, de forma rápida e simples.

CASE BOEING

Para se ter uma idéia do potencial de concentração e transmissão de conhecimento dos Mapas Mentais, na década de 1980, a Boeing Aircraft utilizou-se desta técnica para treinar 100 engenheiros em poucas semanas, um treinamento que levaria anos. A Boeing consegui condensar um manual de engenharia em um mapa mental que media aproximadamente 8 metros. A Boeing estimou que sua economia com treinamento foi de 11 milhões de dólares na época.