Chega um momento em que os trabalhadores passam a exigir que as intranets de suas empresas acompanhem todas as novidades tecnológicas que a internet os proporciona. Atendendo este pedido, o colaborador Marcel Ghiraldini nos apresenta em seu artigo o passo a passo da configuração de um projeto de portal corporativo.
A Internet deixou o usuário mais exigente. A mesma pessoa que utiliza o Google, Skype, Del.icio.us e outros, é o usuário que de manhã acessa a intranet da empresa. E então acontece - todos desejam que o Portal Corporativo passe, a partir de agora, a atender aos seus anseios e suas demandas de informação, cada vez mais aderente ao negócio, propiciando a integração das pessoas, promovendo a produtividade e fomentando o conhecimento.
Este é o momento em que a maioria das empresas elege, muitas vezes até informalmente, um comitê do portal. Mas e agora? A quantidade de projetos e possibilidades que surgem são inúmeras, e junto com estas possibilidades surgem dúvidas: “O que escrever na RFP?”, “Qual tecnologia utilizar?”, “A minha infra-estrutura atende?”
Situação como estas estão longe de ser exceção, na verdade são quase a regra. Neste momento, o maior medo do comitê (ou dos líderes da iniciativa), é decepcionar os futuros usuários do Portal, afinal, foram eles quem levantaram esta bandeira.
Existem algumas possibilidades para a configuração de um projeto de Portal nestas condições. Uma delas é realizar um primeiro momento de planejamento completo. Neste planejamento podemos definir o momento inicial, algumas das fases futuras do projeto e dar início ao desenvolvimento do Portal. O empecilho é que esta configuração “by the book” gera um processo longo até a primeira entrega para os usuários. Muitas vezes não temos este tempo, é necessário “trocar a turbina com o avião em vôo”.
Outro modelo de configuração para este projeto é realizar um primeiro momento de definição, observando alguns pontos em específico. Atualmente estou realizando muitas configurações como esta no mercado, abaixo algumas idéias de como fazê-las:
O primeiro passo é descobrir exatamente quais são os anseios e necessidades dos usuários em relação ao portal. Após este levantamento, e com um olhar crítico, deve ser feita a divisão do que é parte integrante do portal e o que são sistemas externos acessados a partir do portal.
Visto isso devemos entender quais camadas este portal irá trabalhar. Vale lembra que um Portal não é apenas uma ferramenta de conteúdo. Cada vez mais ele provê acesso a sistemas legados (ressalto que de acordo com o Gartner, o Portal é um atalho para a SOA), processos, educação a distância, Single Sign-On, auto-serviços, entre outros.
Graças a esta variedade de funcionalidades, chegamos ao segundo passo: análise do landscape instalado. Este mergulho na infra-estrutura é necessário, pois, quando, no passo anterior, dividimos o Portal em camadas, não foi definido o que deve ser colocado em cada uma destas camadas. Para responder esta pergunta devemos, além de fazer um entendimento do landscape, realizar um estudo dos contratos que a empresa em questão tem como os vendors de tecnologia, e, por fim, realizar uma análise das diretrizes de TI. Só aí podemos afirmar se para a camada de integração seria melhor utilizar o Microsft BizTalk ou o SAP XI, por exemplo.
Definindo a tecnologia em cada uma das camadas, devemos dar o terceiro passo: desenhar o V0 e selecionar entre as necessidades levantadas no primeiro passo quais devem estar presente nesta etapa. Os métodos para esta definição podem ser diversos: podemos avaliar de acordo com um equacionamento estratégico, a partir do processo de gestão de mudança, o mais rápido primeiro, primeiro o mais urgente, etc...
O importante é que este método de escolha seja consenso entre todos os participantes do processo. A partir daí dá-se o último passo: a configuração do projeto. Define-se nesta etapa como se dará o processo de aquisição e uma estimativa da estrutura do processo a partir do qual teremos uma idéia de quando o primeiro projeto deve ser entregue e um prazo macro para os projetos subseqüentes.
Para finalizar este último passo, consideramos uma boa prática realizar uma devolutiva junto aos usuários, já que eles foram envolvidos em um momento de planejamento. O fato de alinhar com estes usuários como será desenvolvido o projeto e deixar claro que eles por muitas vezes terão suas necessidades atendidas, afasta o perigo de que sejam geradas falsas expectativas. Desta maneira, mesmo que as necessidades não sejam atendidas em um primeiro momento, eles saberão claramente quais foram os critérios de escolha.
Vale ressaltar que o portal é multidisciplinar por natureza, portanto, para a configuração do projeto, além das obvias questões de tecnologia, devem ser levados em conta pontos como governança de conteúdo, taxonomia, gestão de mudança, análise de gestão documental, entre outros.
Você deve estar se perguntando, “mas e a evolução do portal, como posso garanti-la?”. Uma maneira de garantir esta evolução constante na configuração do projeto é desenhar um serviço de consultoria estratégica e evolutiva a partir do final do V0. Sem esquecer os pós e contras, este serviço pode “substituir” um planejamento de longo prazo.
Espero ter contribuído com aqueles que pretendem iniciar um Projeto de Portal!
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>> SOBRE O AUTOR: Marcel Ghiraldini - É especialista em Tecnologia da Informação voltada a Portais. Graduado em Sistemas de informações pela Universidade IMES São Caetano, está se especializando em Administração pela Fundação Getulio Vargas. Tem experiência na gestão da Arquitetura de Projetos de TI e Telecom. Iniciou a carreira como analista de interconexão, realizando a arquitetura de Plataformas de Comunicação públicas na NEC do Brasil, depois entrou no mundo WEB como responsável da área WEB da SIN, e em Janeiro de 2005 veio a integrar a equipe Conectt, como Gerente de Soluções.
