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Política de governança: estrutura mínima
Document Actions
Não existe uma receita pronta, mas há elementos que não podem faltar quando você está desenvolvendo uma política de governança de conteúdo. Esse escopo essencial está detalhado neste artigo.
Pelos e-mails e contatos que recebi sobre o artigo anterior, percebi que a grande dúvida de quem está diante do desafio de desenhar a governança de conteúdo em uma intranet é estabelecer a abrangência dessa política e, mais especificamente, o que não pode faltar no escopo do documento. Apesar da importância da questão, nunca é demais lembrar que não existe receita de bolo, algo do tipo “preencha as lacunas e crie uma política instantânea”!
Infelizmente, elaborar uma política de governança de conteúdo não é tão fácil quanto fritar um pastel ou preparar um Miojo. Aliás, aproveitando "este exemplo culinário", pode até existir uma variação na receita, mas os processos de preparação não mudam muito. E é aí que está o "pulo do gato": processos.
Tudo o que fazemos, mesmo que da maneira mais amadora, é um processo, ainda que você nem perceba isso. E, como cada empresa tem os seus processos, os quais sofrem influências múltiplas da cultura, ambiente, tecnologia, entre outros, uma política não vai ser nunca igual à outra.
CONCEITO
Por onde começar então? Em primeiro lugar, vamos alinhar o conceito de governança de conteúdo como sendo o conjunto de diretrizes e procedimentos que sistematiza a gestão de conteúdo de uma intranet/portal corporativo. Ela tem por objetivo fazer com que a intranet/portal corporativo opere da melhor forma possível.
Agora que o conceito está claro (o que ajuda muito ao mostrar onde se pretende chegar), está na hora de dar o primeiro passo rumo à política. Já escrevi isso nos artigos anteriores, mas repito, enfatizando: comece pelo diagnóstico das necessidades de conteúdo para cada área da empresa, pois, ao terminar esse estudo, você poderá elaborar o plano de conteúdo. Dessa forma, terá estabelecido o que publicar em cada área do sua intranet/portal. Isso já é governança.
Com o plano pronto, segue uma etapa fundamental, mas negligenciada ou até mesmo esquecida: o estudo do fluxo das informações em cada área da organização. Chamo isso de Dinâmica das Informações. Acreditem, cada departamento tem uma forma diferente de fazer o conhecimento circular ou não. Há pessoas que, mesmo ocupando funções sem destaque na estrutura, são responsáveis por receber e distribuir a maioria das informações para as equipes. Essas pessoas serão elementos-chave para a governança da intranet/portal corporativo e para a gestão do conteúdo. Não caia na tentação de apontar como responsável pelo conteúdo o diretor ou gerente sênior. São pessoas muito ocupadas e podem tornar-se gargalos.
Com as informações que você coletará nessa primeira fase, somadas a mais algumas outras que devem ser geradas pela área responsável pela gestão da intranet/portal corporativo, uma boa parte da política está encaminhada, pois será fácil formatar no documento:
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Guidelines – instruções e padronizações de layout e conteúdo.
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Matriz de responsabilidade – quem cria, aprova, atualiza, etc.
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Estabelecer workflows – o diretor pode não criar conteúdo, mas poderá aprová-lo antes de ir ao ar.
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Código de conduta – confidencialidade, propriedade das informações,etc.
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Suporte – a quem procurar em caso de dificuldades e em quais situações
Pronto, a sua política de governança de conteúdo já tem, digamos, o corpo mínimo. É um bom começo. Mas vai além. Vem a parte mais delicada e importante do processo, a questão estrutural de governança de conteúdo, representada no esquema abaixo:
Nesse ponto, busco alinhar procedimentos da governança de conteúdo à governança corporativa. Ao estabelecer a estrutura dentro da empresa, você sistematizará a necessidade de um envolvimento maior de todos com o portal corporativo. Com isso, despertará o senso de propriedade que motiva as pessoas ao comprometimento e deixará claro que a evolução é de responsabilidade de toda a empresa.
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Comitê executivo – responsável pela administração do dia-a-dia. Compete assegurar obediência às guidelines, prestar suportes às áreas e propor melhorias ao comitê consultivo.
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Coordenadores – responsáveis pela aprovação do conteúdo gerado pelos autores. Geralmente são pessoas com visão estratégia e poder de decisão nas áreas de negócios.
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Autores – responsáveis pela captação, criação e atualização do conteúdo em cada área.
Assim como na governança corporativa, também no que diz respeito ao conteúdo é bem saudável pedir opiniões externas periodicamente. É uma maneira de validar e agregar valor ao portal corporativo, a partir da visão de quem não está contaminado pelo ambiente da empresa e, portanto, pode ter uma postura crítica e isenta.
PRINCÍPIOS
Por fim, obedeça sempre a três princípios básicos na elaboração da política de governança de conteúdo:
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Transparência – não esconda nenhum assunto do portal corporativo no seu departamento, mesmo que seja uma dificuldade. Publique-os onde todos possam acessá-los e cuide para que estejam sempre atualizados.
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Eqüidade – todas as áreas da empresa têm de obedecer as mesmas diretrizes. Não abra exceções.
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Prestação de Contas – faça um balanço sobre o status da iniciativa, alcance de metas, objetivos propostos x realizados, entre outros índices. Procure quantificar para tornar mais clara a assimilação por parte dos demais funcionários.
Novamente: receita de bolo não há. A política é trabalhosa e cheia de peculiaridades. Recentemente um consultor disse que para implantar uma política de gestão de conteúdo, o prazo mínimo é de um ano. Concordo. Então comece a se mexer já!
Continuem entrando em contato para ampliarmos o debate sobre governança de conteúdo. Opiniões, sugestões, dúvidas e críticas serão sempre muito bem-vindas!
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>> SOBRE O AUTOR: Fernando Viberti é consultor, jornalista (formado em Comunicação Social pela Faculdade da Cidade/RJ), Pós-graduado em Propaganda e Marketing pela ESPM. Possui larga experiência na elaboração de metodologias e procedimentos para gestão de conteúdo para algumas das maiores empresas do Brasil, com destaque para Boehringer Ingelheim do Brasil, Unilever, Roche, Batavo, Brastemp, Consul, Guia Mais, Transportadora Brasileira Gasoduto Bolívia-Brasil, Unibanco, Videolar e Solvay Indupa do Brasil. Também é Diretor de Conteúdo da Conteúdo online.
