Por que tantas intranets/portais corporativos estão abandonados?

A intranet/portal corporativo da sua empresa está desatualizada. Há tempos que nenhum conteúdo novo é publicado e o pior é que não é possível saber se as informações exibidas são a última versão, pois não há data de publicação. Imagine o tamanho do problema que pode causar alguém trabalhar em cima de uma política e procedimento e, no final de muitas horas, descobrir que esse documento havia sido modificado, mas alguém esquecera de atualizá-lo na intranet/portal corporativo.

Como ninguém tem tempo a perder com algo inútil, os usuários da empresa abandonam a intranet/portal corporativo que passa a ser algo que existe, mas que ninguém “liga” muito. Tudo bem: o máximo de interação é acessar o reembolso de despesas e algum outro serviço que ainda seja considerado útil. Convenhamos que não era isso que a empresa tinha em mente ao iniciar o projeto de implantar uma intranet/portal corporativo.

Qual é a razão para que o cenário descrito acima seja cada vez mais comum nas empresas, independentemente do porte ou mercado de atuação? A resposta é que faltou estruturar a governança do projeto.

O que é Governança

Com algumas variações, a definição de governança é: "A estrutura de pessoas, cargos, autorizações, responsabilidades, relacionamentos e regras referentes ao gerenciamento de um projeto".

Mas, vamos no popular. Governança nada mais é do que responder "por que, como, quem, quando e quanto" para cada projeto.

Esses cinco grandes tópicos facilitam a reflexão para identificar em qual deles o projeto da sua empresa é deficiente. Evidentemente cada um deles se desdobra em uma série de ações que precisam ser implementadas.

Tomemos como exemplo o Quem, o tópico que determina os papéis e responsabilidades do atores do projeto. Uma das ações a serem tomadas é definir o Quem para o conteúdo do projeto. Nesse quesito em particular, algumas das perguntas que não podem ficar sem resposta são:

• Quem pode criar novos conteúdos?

• Cada área criará seu próprio conteúdo, ou a criação será centralizada?

• O conteúdo será produzido internamente ou envolverá um parceiro?

• O que acontece quando um conteúdo não é aprovado? Ele volta para o autor?

• O conteúdo pode ser alterado e publicado sem a aprovação do autor?

• Como tratar as exceções? Ex.: o aprovador está de férias ou ausente por algum motivo

• Como lidar com a demora nas aprovações? É preciso estabelecer prazos para os envolvidos ou em alguns casos a demora é aceitável?

Como eu disse, no que se refere ao tópico Quem, conteúdo é apenas um dos itens a ser considerado.

Vale o exercício. Invista um tempinho tentando responder se o projeto da sua empresa contempla os cinco grandes tópicos. Seja sincero. Se a resposta é não, você já sabe por onde começar. Mas se você respondeu que sim, vou ser mais chato ainda: Onde é que está escrito? Cada um dos tópicos e suas ações estão documentados e podem ser compatilhados facilmente com outros? Se você respondeu que não a estas duas últimas perguntas, você agora também sabe por onde começar!

Em tempo: Nos dias 25 e 26 de setembro estarei ministrando, em parceria com Daniel Aisenberg (também colunista do Intranet Portal), o workshop "Governança Web - Como criar, implantar e manter ativa a gestão de sites, intranets e portais corporativos", em São Paulo. Confira o programa, inscreva-se! Lembrando que cadastrados no Intranet Portal têm desconto.

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>> SOBRE O AUTOR: Fernando Viberti é consultor, jornalista, Pós-graduado em Propaganda e Marketing pela ESPM. Possui larga experiência na elaboração de metodologias e procedimentos para gestão de conteúdo para algumas das maiores empresas do Brasil, com destaque para Boehringer Ingelheim do Brasil, Unilever, Roche, Batavo, Brastemp, Consul, Guia Mais, Transportadora Brasileira Gasoduto Bolívia-Brasil, Unibanco, Videolar e Solvay Indupa do Brasil. Também é Diretor de Conteúdo da Conteúdo online.