Portal Corporativo: complexo e estratégico

Em junho do ano passado (2004), o site “Portals Magazine” publicou uma matéria interessante. Com o sugestivo título “Portals: Back to basics”, ela apontava uma contradição: de um lado, há sinais claros de que portais corporativos estão cada vez mais orientados ao negócio das organizações; de outro, consultores da linha de frente, em contato com as empresas, afirmam que muita pouca coisa mudou nos últimos cinco anos...

Isso significa dizer que a grande maioria das empresas, mesmo de grande porte, continua se ocupando do desafio básico de lidar com o excesso de informação. E mais: o foco prioritário de uso do portal ainda é o self-service, principalmente de serviços de RH, típico da segunda geração de intranets.

Nunca é demais lembrar: tudo isso relacionado ao mercado norte-americano (mais avançado que o nosso, sem dúvida...), numa matéria publicada em junho de 2004 (e não em 1999...).

CÁ COMO LÁ

E aqui no Brasil, a quantas anda o interesse por portais corporativos? Não seria errado afirmar que, guardadas as devidas proporções, estamos num patamar semelhante.

Na minha atividade como consultor, tenho encontrado um enorme interesse por portais corporativos – e, também crescente, pelos temas ligados à gestão do conhecimento. O crescimento da WI Intranet (que, em dois anos, já conta com 650 participantes) e o nascimento do Intranet Portal também são prova disso. Se considerarmos o aumento de livros nacionais sobre temas correlatos, não teremos mais dúvidas: os portais corporativos vieram para ficar.

Entretanto, a maioria das empresas continua se debatendo com intranets departamentais descentralizadas – e o pior, fragmentadas, sem qualquer integração. As necessidades de estabelecer uma governança, de justificar investimentos e de fazer as intranets evoluírem, respeitando o ritmo e a cultura, ainda são os maiores desafios.

Para se ter uma idéia, cito dois exemplos emblemáticos. Recentemente estive numa empresa multinacional, que figura na lista das “1000 maiores”, do Jornal Valor Econômico. A reunião era para discutir a implantação da primeira intranet (isso mesmo, não havia nenhuma, em pleno ano de 2004). Em outro caso, estive em Brasília, a convite, palestrando para os responsáveis pelas intranets descentralizadas de um grande banco – tudo na tentativa de fazer com que compreendessem a amplitude de um portal corporativo, abraçando a idéia de uma unificação que trouxesse mais integração e inteligência à iniciativa.

Outro sinal de que os portais corporativos ainda não decolaram é o fato de que os eventos relacionados a eles (como as Conferências da IBC) atraem predominantemente profissionais de TI. Na última Conferência, em outubro deste ano, que tive a honra de presidir, fiz uma enquete entre os participantes: mais de 80% eram analistas de sistemas.

Engana-se o leitor, entretanto, se imagina que há algum tom de crítica nas afirmações ou mesmo nos exemplos acima. O que há são fatos – e nada existe por acaso. A pergunta correta é: afinal, porque o cenário é assim? Quais as causas?

COMPLEXO

Muito embora possamos enumerar vários pontos para tentar entender que o ritmo de adoção dos portais corporativos é lento e gradual, gostaria de me concentrar naquilo que considero crucial: sua complexidade.

Se fizéssemos uma análise puramente tecnológica, já estaríamos diante de uma situação complexa por natureza. Qualquer graduando em Informática sabe que, em um extremo, temos a computação pessoal, com baixa estruturação e nenhum compartilhamento; do outro, os sistemas corporativos (e os portais são um deles), com alto grau de estruturação e alto grau de compartilhamento – complexos, portanto.

Ainda pensando em TI – e já em processos –, vemos que os portais corporativos precisam dar conta de uma integração com sistemas e lógicas de negócio anteriores a eles (os famosos legados), o que é um grande desafio.

Puxando por processos – e agora incluindo pessoas, cultura organizacional –, notamos que os portais não só ajudam a otimizar processos pré-existentes, mas criam novos, totalmente diferentes. As necessidades de equacionamento da gestão de conteúdo são um bom exemplo. Afinal, nunca, antes, os papéis de produtor e consumidor de conteúdo tiveram tantas interseções. Outro novo processo é o que demanda integração a distância, neste mundo globalizado — onde temas como comunidades virtuais, projetos distribuídos e e-Learning ganham destaque. São novidades absolutas e não por acaso estão em destaque no Intranet Portal, cada qual com sua seção e seu colunista - não deixe de conferir.

Para compreender o potencial destes novos processos, é preciso entender o porquê deles estarem surgindo. Algo diretamente relacionado ao fato de que estamos verdadeiramente caminhando para um mundo bem diferente. Nele, há demanda por novos papéis, novas posturas, novos paradigmas. E é por isso, principalmente, que os portais corporativos não podem ser vistos como algo restrito ao âmbito de TI – um grande erro, que muitos ainda cometem. Enxergar o portal como um fim em si mesmo equivale a venerá-lo. E, como diz Dee Hock, Fundador e CEO emérito da Visa, “só os tolos veneram suas ferramentas”...

Em verdade, os portais corporativos estão cada vez mais se inserindo em um segmento muito mais abrangente (e complexo...): o da Gestão de Mudanças. Trata-se muito mais de preparar a empresa para atuar no novo cenário de negócios, onde os intangíveis ganham destaque e a velocidade na tomada de decisão passa a ser crítica, do que de otimizar os recursos tecnológicos existentes, portanto.

ESTRATÉGICO

Será que tudo isso significa que os institutos de pesquisa estão errados? Com poucas variações, todos apontam para o fato de que é inexorável a adoção de portais corporativos por empresas que queiram sobreviver no novo século. Suas estimativas apontam para 2008 como sendo o limite máximo para que sejam vistos como itens de missão crítica.

Não por acaso, Donald Rumsfeld, o “homem da guerra” do Governo Bush, afirmou, em novembro deste ano de 2004, que “(...) o maior avanço de nosso exército não será no setor de armamento, mas sim no de telecomunicações” ao anunciar que o Departamento de Defesa estava construindo uma intranet destinada a orientar as tropas durante operações militares.

Tudo isso indica que os portais corporativos vão se consolidar mais cedo ou mais tarde, não resta dúvida. Entretanto, o tempo de maturação deste processo será ditado muito mais pela nossa capacidade de compreender sua amplitude e complexidade do que pelos investimentos dos players deste segmento. E mais: avançará muito mais rapidamente se compreendido seu viés estratégico. Se ele for orientado ao negócio, o retorno ficará evidente. Se caminhar para integrar não apenas dados e informações, mas também para aproximar pessoas, os ganhos passam a ser exponenciais. E eles sairão da categoria dos “sonhos” para a categoria de “metas”.

DEVAGAR (PERO NO MUCHO...) E SEMPRE

Entretanto, é sempre bom alertar que esta “visão grandiosa”, estratégica, não é algo que deva inibir os que se encontram nos primeiros estágios de suas intranets.

Em primeiro lugar, porque está provado que eles não estão sozinhos. Vivem um processo natural e, se acordarem para este fato e para a necessidade de estabelecer um projeto evolutivo, terão tempo e condições para chegarem lá. Se este é o seu caso, portanto, anime-se! Vale lembrar, porém, que quanto antes começar, melhor, visto que há um enorme trabalho a ser feito, mesmo que por partes.

Em segundo, porque o ritmo de evolução não é uniforme, muito pelo contrário – depende do grau de compreensão da ferramenta (tanto pelos funcionários quanto pela cúpula) e do tamanho do esforço que se está disposto a fazer nesta direção, principalmente.

Assim, não há mal nenhum em passar pelas etapas de uso mais pontual do portal, focando em RH e comunicação interna, por exemplo. Muitas vezes, isso é uma necessidade. Entretanto, é sempre muito importante ter claro que evoluir para um apoio ao negócio-fim da empresa é uma questão de sobrevivência da própria iniciativa – ela não se sustenta sem isso, o esforço que demanda não se justifica se ela não agregar valor direto ao negócio.

Certamente, trata-se de um caminho complexo, em que é preciso alinhamento estratégico. Difícil e longo — a ponto de ser mais correto falarmos em “Programa de portal corporativo” do que em “Projeto” (na verdade, o Programa pode e deve ser decomposto em vários projetos, numa visão evolutiva e gradativa, algo que está acessível a qualquer empresa que se disponha a trilhar este caminho).

A boa notícia é que, se fosse fácil, não teria graça. E nós não estaríamos aqui... ;o)

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>> SOBRE O AUTOR: Ricardo Saldanha é consultor e Diretor Executivo do Intranet Portal, além de mediador da lista de discussão WI Intranet. É Diretor Adjunto de Tecnologia da SBGC (Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento) e autor de dezenas de artigos sobre intranets, portais corporativos e gestão do conhecimento.