Metadados para colaboração e compartilhamento, já!

Outro dia fui a uma biblioteca universitária. Desejava pesquisar as teses que tinham sido orientadas por um determinado docente. Fiquei surpresa ao constatar que,  através do nome do orientador, eu não conseguiria localizar as teses. Simplesmente não havia um  campo  no  banco de dados para o nome do orientador, ou seja, ele não era considerado relevante para recuperar aquele dado.

Ora, se o design de um banco de teses não reflete a importância decisiva que tem o orientador, não é esse um bom exemplo do que significa a famosa expressão “alinhamento estratégico entre TI e negócio”? Divórcio total. O ponto em questão é: metadados!

VISÃO ESTRATÉGICA + FOCO NO USUÁRIO

Histórias análogas a essa acontecem todos os dias nas corporações. Você vai fazer uma pesquisa e descobre que o assunto que tem em mente não foi considerado relevante no registro do documento ou foi representado por uma palavra que você nunca usaria para recuperar aquele conteúdo. Aí você começa a fazer várias tentativas... e suas chances de localizar o documento vão diminuindo enquanto seu tempo vai indo embora... O conteúdo nunca é tratado na exaustão desejada. E se encontramos a informação desejada, corremos o risco de perdê-la novamente.

Por  que isso ocorre e o que pode ser feito para minimizar esse problema? 

A saída é estruturar os metadados, dados sobre dados. São eles que nos permitem representar e socializar os conteúdos a partir de uma visão estratégica da gestão de conteúdo. Ou seja, fazer com que os conteúdos sejam classificados e organizados de forma a  responder as perguntas do usuário, criando condições para que o usuário possa também incluir os seus metadados, colaborando e interagindo com o sistema.

Embora tenha surgido na década de 60, só 20 anos depois a expressão “metadados” começou a aparecer com mais freqüência na literatura especializada. E tem sido  freqüentemente associada a padrões de formatos bibliográficos. Formatos bibliográficos apóiam a configuração de bases de dados bibliográficas, e  padrões para esses formatos são muito estudados na Biblioteconomia e Ciência da Informação, mas limitam-se a descrever os dados bibliográficos.

METADADOS: MIL E UMA UTILIDADES

Os metadados preenchem diversas funções num sistema de informação:

• contribuem  para  a identificação de um registro (ex.: discriminar entre os resultados de uma pesquisa  por sobrenome na lista telefônica);
• são responsáveis pela precisão de resultados na pesquisa a partir da criação de campos relevantes; permitem a geração de indicadores e estatisticas;
• permitem a interoperabilidade (troca de dados entre bancos de dados);
• permitem a geração automática de links;
• possibilitam  a personalização automática para envio de clippings com a chamada “disseminação seletiva da informação” (outro termo originado da biblioteconomia).

Acompanhamos todos os dias no jornal, inúmeros artigos com informações extraídas a partir de dados. Dados definidos com precisão podem nos levar a inúmeras conclusões preciosas e indicadores de grande valia. E dados sem definições precisas podem nos levar a conclusões desastrosas. Ou seja, muitas vezes acabamos gastando nosso tempo para nos desinformar.

UM CASO DE POLÍCIA

Como exemplo de gravidade dessa questão, cito a controvérsia sobre as estatísticas criminais no Estado de São Paulo,  manchete de primeira página da Folha de São Paulo do dia 18 de janeiro de 2005. A reportagem da FSP apontava distorções nas estatísticas de homicídio com base em erros no preenchimento de boletins de ocorrência policial. O artigo chegava mesmo a sugerir intencionalidade do governo em maquiar suas estatísticas para sair bonito na fotografia..

Vejam o trecho da reportagem a seguir: “A falha mais comum ocorre no campo sobre a natureza do crime. Homicídios são registrados como “morte a esclarecer....”  Fica a pergunta: morte a esclarecer seria um tipo de crime? O crime já foi esclarecido? Como o boletim passa a ser um registro para estatística sem ter sido concluído?

Ou seja, criou-se um campo para um dado estatístico estratégico e deixou-se uma opção de dado que não conclui absolutamente nada! Além disso, as justificativas do governo, de que no momento do boletim de ocorrência ainda não é possível ter o esclarecimento do crime, só podem ser recebidas com ironia por parte de qualquer um que tenha alguma noção de sistemas de informação. Ora, o sofisma é evidente: um metadado que deveria ser dinâmico está sendo tratado como coisa estática... Metadados devem indicar a relevância do conteúdo!

Enfim, nos metadados está implícita a relevância que os designers de um sistema atribuem às suas informações, e o compromisso que têm com o uso da informação para a gestão. Poderia ter dado a esse artigo o seguinte título: "Metadados sai nas manchetes policiais!!"

PROMOVENDO A TROCA E O ENCONTRO

Vale a pena conhecer a importância que vem sendo dada a esse assunto na política nacional de governo eletrônico, através do e-Ping, projeto do governo federal que visa unificar e trocar dados entre sistemas e instituições públicas, preocupando-se com a questão da interoperabilidade, citada acima como uma das funções dos metadados.

Se formos analisar o que ocorre em uma lista de discussão, ou num fórum, percebemos rapidamente que as pessoas encontram-se em temas de interesse comum, que vão surgindo com base nas mensagens enviadas e esquentam à medida que mais pessoas se interessam pelo mesmo tema. Ou seja, é a colaboração e o compartilhamento de idéias que estimula o acesso e promove o ciclo do conhecimento. E as pessoas afluem à discussão se o assunto lhes interessa. Como gosta de dizer o Sérgio Storch, nosso colega no Intranet Portal, “se antes as pessoas se encontravam na praça, hoje elas se encontram no assunto”.

Os metadados  desempenham um papel relevante ao promover o encontro virtual. Portanto, você pode  aproveitar o desenvolvimento de um sistema de informação para criar metadados que estimulem a colaboração e interação. Através de metadados apropriados você estará convidando o usuário que necessita daquela informação a interagir com o sistema e com outros usuários, enriquecendo o conteúdo com o seu conhecimento. O assunto cria a praça. Além do assunto, também os metadados de localização geográfica (muitas coisas que me são pouco relevantes deixam de sê-lo se ocorrerem no meu bairro), metadados de relevância, metadados de status (como o estágio de maturidade de um artigo científico em fase de redação, ou a classificação de crimes citada acima). E quanto mais granularizada a classificação por cada um desses metadados, mais segmentada e eficaz fica a comunidade que emerge em torno daquele conteúdo.

Não deixa de ser uma forma de estimular com que o conhecimento tácito encontre formas de ser manifestado.

Voltando ao exemplo de abertura do artigo, quando falei da pesquisa de teses pelo nome do orientador, imagine como seria rico se os formatos bibliográficos fossem além da descrição bibliográfica e criassem também campos de comentários para os usuários e para interação com o autor da tese em questão? O próprio autor da tese poderia interagir com seus leitores e os comentários da banca examinadora poderiam ser lidos e comentados.

Veja como o design de um sistema traz embutida uma concepção da instituição a respeito da gestão do conhecimento. É tão frequente constatarmos a total ausência dessa concepção até nas instituições que presumivelmente estão aí para produzir conhecimento...

De nada adianta implantarmos tecnologias para a gestão de conteúdo e pesquisa em bancos de dados se os metadados não são  apropriados ou planejados para esse fim.

Por fim, algumas palavras-chave que levam projetos de gestão de conteúdo a obterem sucesso: colaboração, compartilhamento e relevância. Portanto, os metadados devem ser dinâmicos e enriquecidos num processo evolutivo, associado ao conteúdo. 

Fico por aqui e espero ouvir de vocês alguns relatos sobre experiências pessoais e comentários sobre o artigo!!