A praça da árvore... do conhecimento

Para quem mora em São Paulo fica fácil saber que a Praça da Árvore é o nome de um bairro e de uma estação de metrô. Já, para as pessoas que pesquisam a expressão “Praça da Árvore” em um banco de busca seria interessante ter uma estrutura que permitisse selecionar por “meios de transporte” ou “bairros”, para aumentar a precisão de sua pesquisa.

A HORA DA VERDADE

Chamo de hora da verdade aquele momento em que você testa o sistema e confirma a hipótese de que os metadados que utilizou foram adequados; as palavras-chave são apropriadas ao perfil de usuário ou, pelo menos, existe uma sugestão de termos, e a recuperação da informação se dá com um grau alto de precisão.

O que normalmente encontramos na hora da busca são “caixas-pretas” que não nos dão a menor idéia de qual é o conteúdo armazenado nesse sistema. O conceito de “busca avançada” limita-se a aumentar os campos pesquisados, não enriquecendo as formas de busca: não se sabe quem são os autores e nem quais palavras-chave foram utilizadas para indexar aquele documento. O usuário tem de buscar a informação na base da tentativa e erro.

Indo nessa direção – de procurar fazer com que os funcionários encontrem-se na árvore do conhecimento – as empresas descobrem que plantar uma árvore chamada Taxonomia pode render frutos ricos em informação que, por sua vez, poderão ser convertidos em conhecimento. Estão descobrindo, ainda, que podem manter seu conteúdo publicado de forma descentralizada e, mesmo assim, ter padrões para seus metadados e criar uma taxonomia que permita encontrar a informação desejada, a partir de uma árvore de sugestão de termos.

As pessoas não se encontram mais nas praças de suas cidades, mas sim nas árvores de conhecimento criadas pela rede das redes, a Internet. Essa árvore é uma espécie de mapa do site mais sofisticado, em forma hierárquica, de acordo com a lógica presumida, a partir das relações entre as entidades. Para ilustrar, imaginem o Windows Explorer. Agora imaginem as caixinhas que buscamos ou que criamos nessa estrutura. Nós estabelecemos a estrutura e classificamos de acordo com a nossa lógica. Lógica essa que faz com que não encontremos nada, certo?! O que faz sentido hoje, deixa de fazer sentido amanhã. A cada momento, a lógica muda e a classificação normalmente é subjetiva.

Para minimizar essa perda de tempo e de informação, a taxonomia é construída levando-se em consideração os hábitos do usuário, a cultura da empresa, os tipos de documentos, os processos organizacionais e o jargão utilizado pela empresa ou departamento.

Na construção de taxonomias, a relação a ser estabelecida dependerá do universo a ser estruturado. Podemos ter uma organização cronológica, alfabética, espacial, funcional, relacional e assim por diante.

Um fenômeno que está surgindo, e que já está sendo utilizado no âmbito corporativo, é a construção de folksonomias, ou seja, uma taxonomia criada com a colaboração do usuário. Um exemplo pode ser visto em http://del.icio.us , onde existe uma comunidade virtual para socializar sites favoritos. Por exemplo, se acho um site interessante sobre RSS, posso adicionar o link a essa comunidade já existente, fazer comentários e ainda saber quem mais achou aquele site interessante. Ah, e você pode manter os seus bookmarks favoritos na web, criando sua própria taxonomia, para poder acessá-lo a qualquer momento. Não é uma verdadeira praça da alegria?

No Brasil, parece que esse fenômeno de comunidades virtuais é ainda mais crescente. Basta observamos os últimos dados da comunidade Orkut, citados no caderno Dinheiro do jornal “A Folha de São Paulo”, de 03/07/05, revelando que 71,92% da comunidade mundial do Orkut é brasileira.

FOCO NA GESTÃO DOCUMENTAL

A gestão documental costuma ser uma área cinzenta nas organizações. Não existe um setor de produção de documentos. Todo e qualquer funcionário produz, desde um simples formulário até um documento complexo sobre um projeto, um contrato, uma planilha...

Essa dinâmica acentuou-se com o surgimento das intranets e portais corporativos. O conteúdo disponibilizado passou a ser descentralizado. Cada área publica suas notícias, normas e informações sem padrão de documentos, sem metadados padronizados para possibilitar a busca desse documento e sem uma taxonomia.

Ao procurar por um documento, o usuário se vê obrigado a percorrer uma estrutura corporativa que pode não ser a lógica que ele se utilizaria para recuperar aquele documento em sua máquina. Aí, começam os problemas... A empresa tem tecnologia de ponta e, mesmo assim, o usuário não consegue localizar o documento. O que pode estar acontecendo?

Se pegarmos como exemplo o campo autor ou criador de um documento, ele deve ter o mesmo significado para todas as áreas da empresa e essa regra deve valer para todos os campos em comum e todos os tipos de documentos. Portanto, criar taxonomias e uma estrutura de navegação uniforme no âmbito corporativo passa necessariamente por tratar os documentos, definindo sua tipologia e criando padrões de metadados.

COMÉDIA CORPORATIVA

Só para encerrar o artigo - aproveitando que Max Gehringer não é mais colunista da Revista Exame, tendo deixado uma lacuna enorme, pois creio que todos liam a revista de trás para frente - conto aqui, como os orientais, um fato pitoresco que retrata a dificuldade das pessoas de se fazerem entender nas organizações.

Um dia, quando eu ainda trabalhava em Centros de Documentação, um usuário ligou para o CEDOC da multinacional de consultoria onde eu era coordenadora do setor de atendimento, perguntando se o Higuchi estava no setor. A funcionária foi procurar e voltou dizendo que não viu nenhum usuário japonês na sala de leitura. O usuário ao telefone, já irado, comentou: eu quero saber se o LlVRO do Hiromi Higuchi está disponível!!

 É nessa direção que a Web está indo: permitir que as palavras buscadas possam estar associadas a conceitos e significados definidos pelo usuário, sem que venha uma enxurrada de resultados que são verdadeiros lixos digitais. Mas, a web semântica e as ontologias são assuntos para outro artigo.

Em tempo: para quem se interessa pelo tema, estarei ministrando o workshop "A gestão documental e a recuperação da informação em intranets e portais", nos dias 16 e 17 de Setembro, em São Paulo. Confira os detalhes. Nos vemos lá?

>>> SOBRE A AUTORA: Renate Landshoff  é consultora de Gestão Documental e Taxonomia da Plena Consultores e sócia-diretora da Content Digital. Formada em Economia (FAAP) e Biblioteconomia & Ciência da Informação (FESP), com especialização em Gestão do Conhecimento (FGV) e MBA Executivo em Comunicação/Marketing (ESPM). Atuou por mais de 20 anos em Unidades de Informação de empresas multinacionais, escritórios de advocacia de grande porte e empresas de Engenharia, entre outras. Coordenou diversos projetos de implantação de sistemas de informação automatizados, comunicação digital e gerenciamento eletrônico de documentos. Docente na disciplina "Tecnologias da Informação" no curso de graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação (FESP). Diretora de Comunicação da Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento - Pólo SP.