Projetos Distribuídos e suas peculiaridades

A globalização da economia está causando várias tendências não apenas no mercado de trabalho, como na maneira em que corporações estão conduzindo negócios.  Como conseqüência, os custos crescentes e a escassez de recursos e/ou mão-de-obra especializada criam a necessidade de usar recursos e pessoas de outras localidades, trabalhando em um mesmo projeto.  Assim, os projetos resultantes muitas vezes cruzam as linhas tradicionais de hierarquia, de separação geográfica e mesmo de fronteiras organizacionais, no caso de joint ventures e alianças, por exemplo.

Uma das conseqüências mais interessantes é o fenômeno de terceirização, muitas vezes usando provedores de outros países.  E mesmo em situações onde a terceirização é local, na maioria das vezes o tercerizador não é co-locado. 

Esta separação geográfica de pessoas ou recursos cria dificuldades para a gestão de projetos que são qualitativamente diferentes daquelas específicas a projetos conduzidos em apenas um local.  Este será o foco da nossa coluna, onde irei discutir características e soluções que se aplicam à "gestão de projetos distribuídos".

DIMENSÕES

Apesar da maioria das pessoas concordarem que se participantes de um projeto estão em outro país, fuso horário ou até mesmo em outra cidade, temos uma situação de projeto distribuído, nem sempre é fácil compreender que outras dimensões impactam o trabalho, além da dimensão de distância entre os stakeholders. 

Minha pesquisa, feita nos últimos quinze anos em corporações dos EUA, Europa, Japão e Brasil, revela que existem muitas outras dimensões de "distribuição": culturas diferentes, metodologias usadas, complexidade do projeto, sincronicidade do esforço, nível de dispersão, confiança, existência de padrões, dentre outras.

É muito claro que o futuro de projetos irá envolver cada vez mais distribuição em todas estas dimensões listadas.  Isto é particularmente importante para empresas brasileiras que têm subsidiárias no exterior, para aquelas que gostariam de vender no exterior - ou mesmo para aquelas que já têm clientes fora do país.  E, naturalmente, se aplica muito também a empresas cuja matriz está localizada em outro país.

CULTURA, CONFIANÇA E CONTEXTO

No decorrer das minhas pesquisas e consultorias em projetos distribuídos, identifiquei alguns pontos interessantes:

1. Projetos distribuídos falham predominantemente porque as técnicas usadas não são apropriadas aos problemas inerentes à distribuição; na verdade, muitas destas companhias usam as mesmas técnicas usadas para projetos co-locados e ficam surpresas quando o projeto distribuído falha...
2. Não existe um corpo de conhecimento aceito e tradicional sobre como gerir projetos distribuídos; como resultado, a maioria das empresas faz o melhor que pode (o que às vezes não é suficiente).
3. E, mais interessante que tudo, as soluções iniciais geradas pela minha pesquisa têm um custo-benefício excelente.  Em outras palavras: um investimento relativamente modesto aumenta as possibilidades de sucesso de projetos distribuídos enormemente.

As três áreas que precisam ser trabalhadas cuidadosamente - e que afetam todas as outras - são cultura, confiança e contexto. É preciso ter um entendimento de como a cultura afeta as expectativas dos parceiros distribuídos, portanto afetando a confiança depositada, com conexões diretas com performance.  E a performance pode ser melhorada com um entendimento do conceito de contexto e como isto atrapalha a criação de competências.

Uma boa parte destas soluções envolve não apenas um treinamento, mas também um esforço de longo prazo nas companhias.  E aqui é onde um portal corporativo tem condições de ser muito útil para manter este cabedal de conhecimento não apenas como um relatório na estante, mas algo vivo que continua a ser útil ao longo dos anos. Assim, boa parte das interações em projetos distribuídos pode se dar via portal, utilizando-o também como fonte de acesso a informações legadas que auxiliem no desenvolvimento do trabalho, tornando o projeto mais estruturado e acessível. De fato, muitas das empresas onde isto foi implementado, perceberam um aumento considerável na performance.

Naturalmente, existem também outras soluções mais avançadas e implicando um custo maior, relacionadas à gestão de conhecimento.  Entretanto, só vale a pena investir nelas depois que a primeira fase, detalhada acima, tiver sido implementada e estiver funcionando.

Nos próximos artigos, discutiremos as vantagens e desvantagens de como as três áreas mencionadas acima (cultura, confiança e contexto) podem ser implementadas em uma empresa.

Até lá, fique à vontade para me contatar! Ou inclua seu comentário, utilizando os recursos do site (é preciso estar cadastrado/logado).

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>> SOBRE O AUTOR: Roberto Evaristo é consultor, professor de Sistemas de Informações Gerenciais no Information and Decision Sciences Department da Universidade de Illinois, Chicago. Formou-se em Engenharia Civil na UFRGS, obteve seu mestrado na COPPE-UFRJ e seu Ph.D. em Business Administration na Universidade de Minnesota, EUA. É conhecido por seu trabalho na área de Gestão de Projetos Distribuídos, com consultorias e pesquisas feitas na Europa, Japão, Estados Unidos e Brasil. É autor de mais de 50 artigos científicos e práticos publicados em revistas como o “International Journal of Project Management” e “Communications of the ACM”, bem como em conferências. Roberto também coordena uma conferência internacional sobre Gestão de Conhecimento Distribuído, um dos tópicos mais relevantes para Projetos Distribuídos. Informações adicionais podem ser encontradas em seu website pessoal.