Análise das Características Organizacionais de Suporte à Administração de Intranets e Portais Corporativos

Continuação...

Resultados
No 1º. semestre de 2005, foram obtidas 168 respostas (98 organizações do Brasil e 70 de Portugal), resultando em uma taxa de retorno estimada de 4,99%. Como os testes estatísticos indicaram que não existiam diferenças significativas entre o padrão das respostas brasileiras e portuguesas, as análises subseqüentes foram feitas sem levar em consideração a nacionalidade. Adotando os critérios do SEBRAE (2005) para classificar organizações brasileiras e portuguesas, a classificação de porte obtida é apresentada na TABELA III.

TABELA III
Classificação de porte da amostra segundo critérios do SEBRAE

De acordo com os critérios do SEBRAE (2005), verifica-se uma predominância de grandes empresas na amostra, com destaque para o setor de serviços. Os setores de atividade predominantes na amostra foram os seguintes: governo (16%), tecnologia da informação (13%), setor financeiro (10%), indústria química e petróleo (8%),  educação (7%), telecomunicações (6%) e o restante disperso entre 13 setores.

Tanto o convite individual feito na rede de contatos dos autores quanto o convite para participação na pesquisa feito na lista de discussão, eram direcionados ao responsável pela administração da intranet ou portal corporativo. Caso não existisse essa função na organização, a mensagem solicitava que o convite fosse encaminhado para o gestor de TI. Entre os respondentes, 14,3% é composto por gerentes de TI, 12,5% por administradores da intranet/portal, 8,3% por líderes de projeto de TI, 6,0% por líderes de projetos de gestão do conhecimento, 6,0% por analistas de sistemas e o restante se encontra disperso entre 15 funções relacionadas com RH e comunicação interna.

A análise descritiva para cada uma das questões sobre práticas de administração da intranet é apresentada na TABELA IV. A nota 10 representava o nível máximo de atendimento à variável proposta.

TABELA IV
Análise descritiva das variáveis: características organizacionais de suporte a intranet

De maneira geral, as médias das variáveis apresentaram valores baixos e, com exceção da variável pesquisa com usuários (org5), apresentaram comportamentos muito parecidos, com médias variando entre 4,9 e 5,5. Os resultados refletem a falta de apoio organizacional mais evidente para a manutenção e desenvolvimento das intranets. O diagnóstico é que faltam nas equipes que administram as intranets recursos humanos com perfil adequado (org1), recursos financeiros (org3) e planejamento (org2). Além disso, os resultados indicam baixa interação das equipes responsáveis pelas intranets com os usuários (org4, org5 e org6), com destaque negativo para a variável org5, que mensura a existência de reuniões com usuários e pesquisas de avaliação. Como a equipe da intranet é sub-dimensionada, muito provavelmente faltam tempo ou disponibilidade para ouvir e envolver os usuários. 

Considerando-se que a alocação de recursos é um indicativo da importância de uma área ou projeto na organização, constata-se que a equipe responsável pela intranet carece de visibilidade estratégica. Tal constatação é semelhante à obtida por Breu et al. (2000) em dois estudos de casos detalhados em organizações inglesas. Os autores apontaram a falta de definição clara sobre a responsabilidade pela gestão da intranet como um dos principais fatores para a subutilização e estagnação da intranet como um mero sistema de apoio, sem trazer maiores implicações estratégicas para os negócios das organizações.

Além disso, a falta de recursos humanos e financeiros atua como um fator limitador no ritmo de evolução da intranet em direção ao portal corporativo. Portanto, não é de se esperar uma evolução súbita das intranets atuais em direção aos portais do conhecimento corporativo enquanto as médias das características organizacionais de suporte às intranets se encontrarem nos patamares atuais. Faltaria à equipe o fôlego necessário para implementar as melhorias técnicas. A conclusão é que o caminho evolutivo da intranet para o portal é longo e tende a ser percorrido em passos lentos. 

Alguns resultados dessa pesquisa são semelhantes aos obtidos no estudo desenvolvido pelos australianos Barker e Robertson (2005) em 284 organizações. Os autores concluíram que as equipes da intranet muito freqüentemente não têm as competências necessárias para produzir uma boa intranet. A pesquisa australiana revelou que apenas 31% das equipes têm alguma formação em Biblioteconomia e apenas 52% em arquitetura da informação e usabilidade, aspectos esses considerados fundamentais para garantir uma boa intranet. Segundo Barker e Robertson (2005), apenas metade das organizações pesquisadas tinha um sistema de gerenciamento de conteúdo e 42% dos participantes consideraram que os recursos financeiros e humanos destinados à manutenção das intranets são escassos ou muito escassos. 

Conclusões
Uma conclusão que serve de alerta às organizações é de que as equipes de apoio à intranet estão com menos recursos humanos e financeiros do que seria recomendado. Utilizando um linguajar econômico, pode-se afirmar que as condições necessárias e suficientes para um “crescimento sustentável” das intranets não estão asseguradas. Mantidas as condições atuais, a intranet se configura como um sistema de apoio, ficando ainda longe de ser uma ferramenta estratégica para o trabalhador da era do conhecimento. Na maioria das organizações analisadas, a administração da intranet parece beirar o amadorismo.

Outro aspecto preocupante identificado pela pesquisa foi o reduzido nível de interação entre as equipes responsáveis pela intranets com os usuários. Os resultados demonstraram que os usuários dispõem de poucos canais formais para manifestarem suas opiniões já que a maioria das organizações analisadas prefere entender o usuário através da análise dos dados do log de acesso da intranet e não através de reuniões e pesquisas de avaliação. Os dados levam a crer que a equipe da intranet sofre de problemas de visibilidade organizacional, tendo como efeitos colaterais a incapacidade de obter recursos e a dificuldade de se relacionar com seus usuários.

Em síntese, o conselho para os gestores das intranets seria o seguinte: antes de buscar deficiências técnicas na intranet, identifiquem as deficiências nas equipes quanto ao número de pessoas e suas formações, quanto ao planejamento e à alocação de recursos financeiros.

Essa análise provavelmente resultará na identificação das necessidades de se construir um planejamento de médio prazo para a intranet, de se elaborar formas de envolver os usuários e de se melhorar a formação da equipe. As deficiências identificadas por essa pesquisa devem ser interpretadas pelos gestores das intranets como oportunidades de melhoria, subsidiando ações futuras para a promoção do uso de intranets e portais corporativos como ferramentas de apoio à Gestão do Conhecimento.

=====================
>>> SOBRE O AUTOR: Rodrigo Baroni é professor, consultor e autor do livro "Tecnologia da Informação aplicada à Gestão do Conhecimento". É professor do curso de Ciência da Computação da Universidade Fumec e do curso de Ciência da Informação da PUC Minas, além de analista de sistemas do Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais (BDMG) e Doutorando da Escola de Ciência da Informação da UFMG. Atualmente, é bolsista do CNPQ (modalidade doutorado-sanduíche) na Universidade de Toronto, sendo orientado pela Profa. Marta Ferreira (UFMG) e pelo Prof. Chun Wei Choo, autor do livro "Knowing Organization".